Professionelle Pressetexte schreiben - die wichtigsten Checklisten

Dieser Leitfaden bietet einen detaillierten Überblick, was bei der Erstellung eines professionellen Pressetextes zu beachten ist – vom Layout über Form und Formulierungen der Content-Inhalte bis hin zur Versand-Gestaltung der Pressemitteilung.

Die Pressemitteilung ist "das" Transportmittel, um relevante Firmennachrichten in die Medien zu transportieren. Der Pressetext konzentriert sich dabei vor allem auf wesentliche und besonders interessante Inhalte. Überprüfen Sie in der Erstellung deshalb kontinuierlich, ob diese für Leser tatsächlich relevant oder doch nur sekundäre Details sind, die den eigentlichen Nachrichtenkern und damit die Attraktivität der Nachricht insgesamt verwässern. Der Schreibstil ist sachlich und enthält weder Kommentierungen noch Bewertungen von Leistungen, Personen, Wettbewerbern und Sonstigem.

Inhalte dieses Pressetext-Leitfadens:

• 1. Checkliste Layout für Word und PDF
• 2. Checkliste Form und Schreibstil
• 3. Checkliste Inhalt – Grobstruktur
• 4. Checkliste Versand an selbst gesammelte Journalisten-Kontakte
• 5. Beispiel-Pressemitteilung: Neuer Auftrag oder neues Projekt

1. Checkliste Layout für Word und PDF

Nicht unüblich wird der Pressetext unter einem Download-Link ergänzend als PDF-Version zur Verfügung gestellt. Damit der Pressetext dort rundum professionell erscheint, gilt es grundlegende Layout-Regeln zu beachten.

Form-Vorlage: gleiches Layout für jede Pressemitteilung → Wiedererkennungseffekt

Firmenlogo oben rechts oder links positionieren

1 bis 1,5 zeiliger Zeilenabstand

Seitenrand links: mindestens 1 cm, rechts: mindestens 2 cm

Leicht lesebaren Schrifttyp auswählen

Maximal 65 Anschläge pro Zeile

Blocksatz verwenden

2. Checkliste Form und Schreibstil

Neben üblichen Standards sind wesentliche Stilelemente zu beachten, die eine journalistische Ausrichtung des Pressetextes unterstützen. Deren Nichtbeachtung reduziert bereits die Wahrscheinlichkeit einer Berichterstattung, da Medien die professionelle Content-Bereitstellung voraussetzen. Die Seriosität der Beziehung zu Medien unterscheidet sich damit nicht von der zu anderen Unternehmen.

Pressetext-Umfang nicht länger als 1,5 DIN-A4-Seiten

Kennzeichnung des Pressetextes als Pressemitteilung

Angaben zu Unternehmen, Ort und Datum

Keine Ich-Form

Keine Bewertungen, keine Kommentierung – Sachlichkeit bewahren

Zitate: Vor- und Nachname ohne 'Herr/Frau', Funktion angeben

Nur gängige Abkürzungen nutzen (wie z. B., bspw.)

Keine Fremdwörter, stattdessen Synonyme verwenden

Nur belegbare Zahlen und Fakten veröffentlichen

Zahlen von 1 bis 12 ausschreiben

Vor Versand: Angaben zu Terminen wie Ort, Datum und Zeitpunkt kontrollieren

3. Checkliste Inhalt – Grobstruktur

Ein Pressetext ist klar strukturiert und sortiert die Content-Inhalte nach deren Relevanz. Damit nimmt der Verfasser zugleich unmittelbar Einfluss auf die Aufmerksamkeit des Journalisten. Ziel ist es, über besonders wichtige und interessante Inhalte diesen aktiv vom Anfang bis zum Schluss des Pressetextes zu führen, um alle Informationen der Nachricht zu vermitteln.

Headline (Schlagzeile), ggf. Sub-Headline (inhaltlich ergänzende Schlagzeile)

Headline: Aufmerksamkeit herstellen, Kernbotschaft

Text: Beantwortung der Fragen wann, was, wo, wer, wie, warum

1. Absatz: Zusammenfassung der zentralen Informationen/Botschaften

2. Absatz: Ausführung der wichtigsten Details, Zitate

3. Absatz: Hintergründe, Historien

Kurz und knapp formulieren

Kurze Sätze – keine Schachtelsätze

Keine werblichen Wörter

Zu viele Erwähnungen des Firmennamens vermeiden

Unten: Pressekontakt einfügen

Hinweis: Wenn Redakteure kürzen, dann von unten. Die Kernnachricht muss im ersten Absatz stehen.

4. Checkliste Versand an selbst gesammelte Journalisten-Kontakte

Ist der Pressetext fertig erstellt und final überprüft, kann dieser Journalisten zur Verfügung gestellt werden. Dazu können z.B. selbst gesammelte Pressekontakte zum Einsatz kommen. Beim Versand sind finale Punkte zu beachten, damit der Pressetext die Journalisten zuverlässig erreicht und dieser optimal von den Medienvertretern verarbeitet werden kann.

E-Mail-Versand – Text in den E-Mail-Editor kopieren

Keine Word- oder PDF-Datei anhängen

Bilder als Download bereitstellen

Im Sammelversand: alle E-Mail-Adressen in bcc setzen

Antwort-E-Mail-Adresse kontrollieren

Journalisten-Austragung anbieten

E-Mail-Signatur einfügen

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5. Beispiel-Pressemitteilung: Neuer Auftrag oder neues Projekt

Pressemitteilung
Headline: Mustermann GmbH: Kirche "Name" in Musterstadt wird energieeffizienter
Sub-Headline: Mustermann GmbH reduziert Energiekosten um mehr als 15 Prozent

Anmerkung: Ohne die Pressemitteilung gelesen zu haben, erhält der Redakteur bereits eine konkrete Vorstellung vom Inhalt.

Text:
(Ort, Datum) Künftig wird die Katholische Kirche in Musterstadt rund XXXX EUR pro Jahr an Energiekosten einsparen. Das garantiert ein Energieeinsparauftrag, der heute zwischen der Kirche und der Mustermann GmbH vereinbart wurde. [...]

[...] Mustermann beschäftigt XX Mitarbeiter und ist seit über 50 Jahren ein in der Region anerkannter Spezialist für intelligente Gebäudetechnik.

Weitere Informationen unter: [URL angeben]
Pressebilder: Download
Pressekontakt:
Firma
Anschrift
Kontaktperson
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
URL der Webseite

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